Homenagem àquela que é “meio-cérebro”!

Coluna Mensageiro
– Há pessoas que nascem com uma atrofia no cérebro.
O assunto estava ‘na moda’, na grande mídia, até bem pouco tempo, quando ouvíamos muitas notícias de crianças que nasciam com o cérebro atrofiado, com microcefalia, ou até mesmo com anencefalia.
(Atualmente parece que não mais nascem crianças com esse problema, pois as queimadas na Amazônia são a 'coqueluche' do momento; o que mais atrai leitores e telespectadores. Informação? Pra quê? Polemizar chama mais a atenção!)
Triste a situação da mãe que carregou no ventre aquele ser que deveria vir perfeito, mas que, por má formação, nasceu não como natimorto, mas com sequelas irreparáveis.

Há pessoas no entanto que, com o tempo, passam a representar outra pessoa, fazem parte das atividades de outra pessoa, pensam como essa outra pessoa, assumem responsabilidades em nome dessa outra pessoa, mas essa outra pessoa é alguém que a contratou para que ela, em confiança, pudesse assim atuar.
Houve um caso, há um bom par de anos, em Ciudad del Este, em que um grande industrial veio de Asunción para uma reunião com seus gerentes.
Em dado momento ele pegou o talão de cheques, preencheu uma folha, apôs sua assinatura, e solicitou a um empregado que o trocasse no City Bank.
O rapaz voltou sem o dinheiro.
Tomaram o dinheiro dele?
Não!
A assinatura do industrial não foi reconhecida como sendo a dele.
A secretária era de tamanha confiança que ela assinava todos os cheques de pagamentos daquele empreendimento, mas com a assinatura do dirigente maior.
No banco não reconheceram a assinatura do dono, pois estavam por demais acostumados com os traços da assinatura sempre aposta pela Secretária.
Esta senhora era o “meio-cérebro” do industrial; agia como se ele ali estivesse.

O que faz uma secretária?
– Bacharelada em Secretariado, ela controla a agenda e os compromissos do executivo a quem está diretamente ligada;
– Planeja as viagens dele;
– Despacha e confere documentos pelos quais ele responde;
– Organiza arquivos;
– Atende contatos telefônicos internacionais;
– Recepciona clientes; e
– Auxilia os departamentos da organização onde atua.

O que faz uma atendente ou recepcionista? Antes de qualquer outra atividade, tem a responsabilidade de ser o cartão de visita do empreendimento perante os clientes;
– Acolhe as chamadas dos clientes, seleciona para quem vai repassar a ligação telefônica;
– Recebe documentos de clientes, os identifica de acordo com sua natureza e os repassa a quem de direito, que os processará;
– Agenda consultas para pacientes que procurem uma clínica, de acordo com a agenda disponibilizada pelo profissional, (médico, odontólogo, fisioterapeuta, …);
– Consulta seu superior e agenda com clientes datas para reunião ou entrevista;
– Atua como embaixatriz no trato de assuntos do empreendimento para com clientes e fornecedores;
– Tem habilidade de captar eventual sentimento de insatisfação manifestado por interlocutores, faz o filtro e repassa à Alta Direção, para eventuais correções e/ou esclarecimentos de quem se manifestou, ou repassa à Secretária do superior a quem o assunto esteja afeto diretamente, para que esta, com a aquiescência dele, agende o tratamento do assunto.

Como uma secretária assessora executivos, ela deve ter preparo em atividades administrativas, gestão de banco de dados, conhecer administração, ciências contábeis e inglês técnico; saber lidar com informações sigilosas e estratégicas.
Não só o diploma de Secretariado, mas a qualificação técnica e o comprometimento devem ser sua marca.

Edvino Borkenhagen